Eventos em locais públicos

Se você está iniciando ou já está trilhando a carreira de produtor de eventos, aqui vão umas dicas para facilitar sua jornada:

Em primeiro lugar, fique certo que você, produtor, é a “cortina” que abre a arte para o público. m segundo, perceba qual é seu público alvo: idade, gostos afins (tipo de música, consumidor adequado ao patrocinador, etc), e somente depois dessa análise escolha, com muito cuidado, local, data e hora para a realização do seu evento. Pense bem: você, produtor, é responsável pelo entretenimento e a segurança física e moral do seu público, dos artistas participantes do seu Evento e da sua equipe.
É importantíssimo o cuidado com a escolha do local. São inúmeros os itens que envolvem esta escolha:

  • segurança
  • saídas em casos de emergência
  • transportes para o público
  • estacionamento
  • sinalização
  • condições para a instalação da praça de alimentação
  • higiene
  • apoio médico
  • hospedagem dos artistas
  • hospedagem da equipe de produção
  • transportes para artistas e para a equipe de produção
  • alimentação
  • etc. (nesse “etc.” pense em tudo – camarins (completo), banheiros, áreas destinadas a convidados especiais, cerimonial, …)

Quanto a data e a hora, pense em questões como:

  • Tem feriados e datas que possam impedir seu público de comparecer (dia das mães, dos pais, da criança, páscoa, etc.)? Fique atento: cada aniversário de Cidade ou dia de Santo Padroeiro no Brasil é feriado..
  • Cuidado com os horários de rush.
  • Observe as questões climáticas da localidade do seu Evento. Por exemplo: é comum chover “muito” no Rio de Janeiro em janeiro – assim, programe-se para mudanças de datas em situações “catastróficas” (enchentes, etc.) – você pode não querer acreditar, mas elas acontecem com uma certa freqüência, e dão um prejuízo absurdo…

Depois de determinar o público alvo, o local, a data e o horário do seu evento, procure a(s) Secretaria(s) Municipal(ais) de Cultura e/ou Turismo de Estado e de Município escolhido para o seu evento. É através delas que você vai conseguir as autorizações e apoios para a realização de tudo:

  • em primeiro lugar, a autorização formal para a realização do evento
  • locação do espaço público
  • segurança
  • questões de acesso, estacionamento e mudanças no trânsito, quando necessárias
  • apoio médico
  • bombeiros
  • legalização para divulgação pública
    autorizações para: locação de banheiros químicos, praças de alimentação, recolhimento de lixo pós evento
  • (importantíssimo), praça de feiras de artesanato, etc.
  • impostos
  • etc.
Observação:
Em nossos endereços úteis você vai encontrar o caminho das Secretarias de Estado de Cultura, e través delas você conseguia contato com a do Município que você procura.

Atenção:

Se esta não é a sua “Praça”, é recomendável escolher um bom produtor local para lhe ajudar no seu trabalho – eles sabem melhor do que ninguém os entraves e as soluções dos inúmeros detalhes de cada produção de sua região.
Como preparar e apresentar um Projeto para seu Evento
O perfil do seu projeto está completo? As questões legais, elenco, produção, mídia e divulgação, e mais todos os detalhes da sua produção estão fechadas? Agora elabore seu projeto, procurando ser o mais objetivo possível, seguindo a seguinte rotina:

  • “o projeto” (o quê)
  • justificativa (por quê)
  • objetivo (o que)
  • local, de dados e hora
  • produção (dados gerais)
  • argumentos (matérias, históricos, depoimentos, etc.)
  • projeto de mídia e divulgação
  • orçamento
  • documentação (autorizações, orçamentos das empresas participantes, apoios, etc.)

Atenção:

Ao realizar um espetáculo, é necessário o pagamento de direitos autorais para os compositores e intérpretes das músicas que serão executadas na apresentação.
A arrecadação do direito autoral está a cargo do ECAD (Escritório Central de Arrecadação de Direitos).
O ECAD, ao contrário do que muitos pensam, não é um órgão oficial do governo. Ele é formado por representantes das diversas Sociedades e Associações Autorais, que congregam os compositores do país.
Sempre que você deixar de pagar ao ECAD, quem estará sendo lesado é o compositor e os intérpretes. Portanto, ao realizar um show, fique atento para saber se a casa ou o produtor responsável pelo espetáculo pagou ao ECAD. É fundamental que seja entregue ao responsável por esse pagamento o roteiro do show, com o crédito dos autores de cada música. Só assim o ECAD poderá repassá-lo a quem de direito.
Com o seu projeto todo especificado, procure a Secretaria Municipal de Cultura e a Secretaria Estadual de Cultura de onde o projeto será realizado. Muitos Estados e Municípios do país têm Leis de Incentivo à Cultura. Além delas, inscreva seu projeto no Ministério da Cultura – Lei Rouannet. A captação de recursos para projetos culturais fica muito mais fácil quando você usa as Leis de Incentivo.

Em tempo:

Produtores (Pessoa Física ou Jurídica) que trabalham com Leis de Incentivo, precisam apresentar normalmente uma série de Certidões ou ao Ministério ou às Secretarias de Cultura. Procure os cartórios referentes em seu Município, ou procure escritório especializado – é um trabalho burocrático lento e cansativo, mas é fundamental.
Depois disso tudo, procure o patrocinador que tem a ver com o seu Evento e mãos à obra e BOA SORTE!

Observação: 
Nossas dicas são apenas para uma orientação geral para novos produtores. Mas se você tem uma boa idéia (ou um bom produto), mas não tem a menor “disponibilidade” para enfrentar essa trabalheira toda, fale conosco que nossa equipe poderá lhe dar um orçamento personalizado para a montagem do projeto para a realização do seu Evento.